Excel er et kraftfuldt kontorprogram, som giver dig mulighed for at udføre de mest komplicerede beregningsberegninger, systematisere information, oprette analytiske beregninger. Desværre bruger mange brugere, som ikke forstår Excel's intricacies, kun at bruge det som et simpelt beregningsværktøj som en lommeregner.

På en kort kort tid kan de præsenterede oplysninger ledsaget af numeriske indikatorer analyseres, træffe effektive ledelsesbeslutninger baseret på dem, hjælper drejebordet i Excel, og hvordan man gør det nemt at forstå ved at læse anbefalinger fra avancerede brugere.

Fremgangsmåden til oprettelse af en automatisk rapport

Drejebordet oprettes ved at tage den eksisterende tabel som grundlag, hvilket kan være et Excel-produkt eller en anden database.

Hvis brugeren har besluttet at gå igennem det indledende kursus, hvordan man opretter en pivottabel i Excel, så er det bedre for ham at øve sig på bordversionen, der er oprettet af dette kontorprogram. Når du har styrket det grundlæggende i, hvordan du laver drejebord i Excel, kan du gå videre til mere avancerede muligheder, når indikatorer opnås ved at indlæse fra dokumenter, der er oprettet af helt forskellige applikationer.

Grundlæggende krav

Der er en række obligatoriske krav, ellers vil opsummeringstabellen ikke udføre de opgaver, som brugeren er afhængig af.

Hovedkravet er, at alle data skal indtastes i form af et bord, hvoraf der selvfølgelig opstilles overskriften (med navnene på de angivne kolonner).

Desuden skal tomme rækker og kolonner udelukkes fuldstændigt. Uden for bordet bør der ikke være nogen noter og fremmede optegnelser opført i rækker eller kolonner ved siden af ​​det anvendte område.

Det er ønskeligt, at alle tabelceller også har indtastet data, hvis det er muligt, bør tomme celler undgås, da dette kan påvirke systematiseringen og efterfølgende analyse af oplysninger negativt.

Ofte kombineres brugere i flere celler med flere celler. Hvis du har brug for at oprette sammendragsrapporter, skal du undgå en sådan sammenlægning. Det er uacceptabelt at skjule rækker eller kolonner, som efter brugerens mening ikke er vigtige i denne situation.

Instruktioner til oprettelse

Når brugeren har overholdt alle ovenstående krav, kan du fortsætte til yderligere handlinger, så du kan forstå, hvordan du laver en sammenfattende tabel i Excel.

Først skal du finde den første celle, som er placeret umiddelbart under tabellen, og gør den aktiv. For at gøre dette skal du placere musemarkøren på denne celle og klikke på venstre tast.

Derefter i hovedmenuen gå til fanen "Indsæt", hvorefter dens undermenu vil blive vist, blandt hvilke vil være et ikon med navnet på "Pivot Table" -elementet. Ved at klikke på den aktiveres guiden for at oprette sammendragsrapporter, hvorved det vil være meget nemmere at lave en tabelanalyserapport.

I dialogboksen, der vises, spørger regnearkeditoren om det interval, der skal analyseres. Ofte bestemmer guiden selvstændigt det korrekt, så ingen ændringer vil blive påkrævet.

Du skal også angive, hvor brugeren ønsker at oprette en sammendragsrapport:

• på samme ark, hvor hovedindikatorerne er
• på det nye ark.

I de fleste tilfælde anbefales det at benytte sig af den anden mulighed, så der er ingen forvirring, da det er nemmere at analysere de modtagne oplysninger.

Når der henvises til et nyt ark, vil brugeren finde et område for bordet samt en liste over gyldige felter. Efter at have besluttet, hvilke specifikke indikatorer der skal analyseres, skal brugeren trække de markerede felter i områderne "Filter", "Kolonne" med musen. På den måde vil det være muligt at oprette kolonner i den sammenfattende rapport.

Endvidere udformes linjerne på nøjagtig samme måde ved at trække de krævede felter med musen. Hvis der er flere linjer, er det vigtigt at bestemme, hvilke der skal være øverst og hvilke i bunden. Du kan ordne linjerne først i samme rækkefølge og observere, hvor praktisk det er, hvor godt de sammenfattende oplysninger bliver vist. Hvis det er svært at analysere dataene på dette sted, så er alt nemt korrigeret - bare hold et bestemt felt med musen og flytte det op eller ned.

Afslutningsvis er det fortsat at gøre det sidste område af Værdierne sammenfattende rapport. Det felt, der er nøglen til analyse, for eksempel den samlede masse, den samlede mængde, overføres til den.

Hvis alt er gjort strengt i henhold til vejledningen, så vises en analytisk rapport på dette stadium. Når der opdages fejl, er det nok at bytte felt, opdatere dataene, og tabellen genopbygges automatisk.

Brug af sammenfattende rapporter

Brugeren beslutter at lave et pivottabell, hvis det bliver nødvendigt at hyppigt ty til analytiske aktiviteter. I den henseende er det nyttigt at vide, at bordet er udstyret med et filter, der giver dig mulighed for at systematisere data efter de angivne kriterier.

Anvendelse af filter

Det er nyttigt for nybegyndere at vide, hvordan man opdaterer et pivottabel i Excel, og hvordan man foretager en forespørgsel baseret på gruppering af data.

Opdatering af dataene i pivottabellen er vigtig, når brugeren har foretaget ændringer i hovedbordet. For at opdatere dataene skal du klikke på musen i tabelrummet og påberåbe sig en ekstra menu. Det er nemt at finde varen "Opdatering", og at vælge den opdateres automatisk.

Brug af et filter i sammenfattende rapporter er også ret vigtigt. Ofte registreres de daglige data for medarbejdere, og medarbejderen med ansvar for analytiske rapporter skal analysere data for kvartalet eller halvåret.

Bare for at løse dette problem hjælper filteret. Igen er intet kompliceret nødvendigt. Det er nok at klikke på en dato med musen (højreklik), vælg "Gruppe" i kontekstmenuen, efterfulgt af en dialogboks, hvor du kan definere acceptable metoder til gruppering. Derefter bliver bordet automatisk genopbygget, signifikant reduceret i størrelse, og det vil derfor være meget nemmere at analysere dataene.

Så det er nemt at oprette pivottabeller, hvis du først træner på et simpelt bord, iagttager alle krav og indtaster de korrekte data. Efter at have mestret sådanne færdigheder, vil brugeren meget hurtigt mærke fordelene, da dataene vil blive analyseret på kort tid, ledsaget af absolut nøjagtighed.