Hovedformålet med dette program er at skabe og arbejde med databaser, der kan knyttes både til små projekter og til store virksomheder. Med det bliver det nemt at administrere data, redigere og gemme oplysninger.
Microsoft Office Suite-applikationen - Adgang - tjener til at arbejde med databaser.
Oprettelse af en ny database
Naturligvis skal du oprette eller åbne en eksisterende database inden du starter arbejde.
Åbn programmet og gå til hovedmenuen ved at klikke på "File" -kommandoen, og vælg derefter "Opret" elementet. Oprettelse af en ny database, du vil blive præsenteret med en tom side, der vil have en tabel i den eller en webdatabase, der giver dig mulighed for at bruge programmets indbyggede værktøjer til f.eks. Dine publikationer på internettet.
For at maksimere oprettelsen af en ny database har brugeren et valg af skabeloner til at oprette en database, der er fokuseret på en bestemt opgave. Dette kan forresten hjælpe dig med at oprette den nødvendige form for et bord uden at opsætte alt manuelt.
Fyldning af databasen med oplysninger
Efter at have oprettet en database, er det nødvendigt at udfylde den med relevante oplysninger, hvis struktur skal udtænkes på forhånd, fordi programmets funktionalitet gør det muligt at indsamle data i flere forskellige former:
- Nu er den mest hensigtsmæssige og almindelige form for informationsstrukturering et bord. Med deres evner og udseende er tabellerne i Access ikke meget forskellige fra dem i Excel, hvilket i høj grad forenkler overførslen af data fra et program til et andet.
- Den anden måde at indtaste oplysninger på er formularer, de ligner noget på tabellerne, men giver en mere visuel visning af data.
- For at beregne og vise oplysninger fra din database, er der rapporteret, der giver dig mulighed for at analysere og beregne f.eks. Din indkomst eller antallet af modparter, som du arbejder med. De er meget fleksible og giver dig mulighed for at foretage beregninger afhængigt af de indtastede data.
- Modtagelse og sortering af nye data i programmet gennemføres ved henvendelser. Med deres hjælp kan du finde specifikke data blandt flere tabeller, samt oprette eller opdatere data.
Alle ovenstående funktioner er placeret i værktøjslinjen i fanen "Opret". Der kan du vælge nøjagtigt hvilket element du vil oprette, og så tilpasse det i den åbne "Constructor".
Oprettelse af en database og import af oplysninger
Efter at have oprettet en ny database, er det eneste, du vil se, et tomt bord. Du kan gøre det manuelt eller udfylde det ved at kopiere de nødvendige oplysninger fra internettet. Vær opmærksom på, at alle oplysninger du bidrager skal placeres i en separat kolonne, og hver post skal have en personlig række. Forresten kan kolonnerne omdøbes for bedre at navigere i deres indhold.
Hvis alle de oplysninger, du har brug for, er i et andet program eller en kilde, giver programmet dig mulighed for at konfigurere dataimport.
Alle importindstillinger er placeret i en separat fane i kontrolpanelet, som kaldes "Eksterne data". Her i området "Import og forbindelser" er de tilgængelige formater opført, herunder Excel-dokumenter, Adgang, tekst og XML-filer, internetsider, Outlook-mapper osv. Når du har valgt det ønskede format, hvorfra oplysningerne skal overføres, skal du bruge Angiv stien til placeringen af filen. Hvis den er placeret på en hvilken som helst server, kræver programmet, at du indtaster serveradressen. Når du importerer, vil du støde på forskellige indstillinger, der er designet til at overføre data til Access korrekt. Følg instruktionerne i programmet.
Nøgle nøgler og tabel relationer
Når du opretter en tabel, tildeler programmet automatisk hver indgang med en unik nøgle. Som standard har den en kolonne med navne, der udvides, da nye data tilføjes. Denne kolonne er den primære nøgle. Ud over disse grundlæggende nøgler kan databasen også indeholde felter relateret til oplysningerne i en anden tabel.
For eksempel har du to tabeller, der indeholder relateret information. For eksempel hedder de "Dag" og "Plan". Ved at vælge feltet "Mandag" i den første tabel kan du knytte det til et hvilket som helst felt i "Plan" -tabellen, og når du svæver markøren over et af disse felter, vil du se informationen og beslægtede celler.
Sådanne relationer vil lette læsbarheden af din database og vil helt sikkert øge dens bekvemmelighed og effektivitet.
For at oprette et forhold skal du gå til fanen "Arbejde med databaser", og i "Relationships" -området vælges knappen "Data scheme". I det vindue, der vises, vil du se alle databaserne, der behandles. Det skal bemærkes, at databaserne skal indeholde specielle felter for fremmednøgler. I vores eksempel, hvis du vil vise ugedagen eller et nummer i den anden tabel, skal feltet stå tomt og kalde det Dag. Konfigurer også formatet for felterne, da det skal være det samme for begge tabeller.
Derefter, efter at du har åbnet to tabeller, skal du trække feltet, som du vil linke til et specielt forberedt felt for en fremmednøgle. Vinduet "Rediger forhold" vises, hvor du vil se særskilt valgte felter. For at sikre, at dataene i de relaterede felter og tabeller ændres, skal du markere afkrydsningsfeltet "Sikre dataintegritet".
Oprettelse og typer af anmodninger
Forespørgslen er en handling i programmet, hvorved brugeren kan redigere eller indtaste oplysninger i databasen. Faktisk er anmodninger opdelt i 2 typer:
- Valgfrie anmodninger, takket være, at programmet får visse oplysninger og beregner det.
- Handling anmodninger om at tilføje oplysninger til databasen eller slette den.
Ved at vælge "Query Wizard" i "Create" fanen, vil programmet gennemføre processen med at oprette en bestemt type forespørgsel. Følg vejledningen.
Anmodninger kan i høj grad hjælpe dig med at organisere data og altid henvise til specifikke oplysninger.
For eksempel kan du oprette en valgforespørgsel for bestemte parametre. Hvis du vil se oplysninger om en bestemt dato eller dag i dagtabellen for hele tiden, kan du oprette en lignende forespørgsel. Vælg "Query Designer", og i den tabel du har brug for. Som standard vil forespørgslen være valgfuld, det bliver tydeligt, hvis du kigger på værktøjslinjen med knappen "Valg" markeret der. For at programmet skal søge efter den nøjagtige dato eller dag, du har brug for, skal du finde linjen "Udvælgelsesbetingelse" og indtaste sætningen [hvilken dag?]. Husk, at forespørgslen skal placeres i firkantede arme [] og slutte med et spørgsmålstegn eller et kolon.
Dette er blot et af mulighederne for at bruge forespørgsler. Faktisk kan du med deres hjælp også oprette nye tabeller, vælge data efter kriterier osv.
Tilpas og brug formularer
Takket være brugen af formularer kan brugeren nemt se oplysningerne for hvert felt og skifte mellem eksisterende poster. Med langsigtet input forenkler brugen af formularer at arbejde med data.
Åbn fanen "Opret" og find "Formular" -elementet ved at klikke på, hvilken standardformular der vil blive vist, baseret på dataene i din tabel. De fremkomne felter med information er underlagt alle former for ændringer, herunder højde, bredde osv. Bemærk venligst, at hvis der er forhold i bordet, vil du se dem og kan omkonfigurere i samme vindue. Nederst i programmet vil du se pile, der giver dig mulighed for at åbne hver kolonne på din tabel i rækkefølge eller omgående flytte til den første og den sidste. Nu er hver af dem en separat post, de felter, som du kan tilpasse ved at klikke på musen på "Tilføj felterne" knappen. Modificeret og indtastet på denne måde vil information blive vist i tabellen og i alle tabeller der er knyttet til den. Når du har angivet formularen, skal du gemme den ved at trykke på tastekombinationen "Ctrl + S".
Rapportoprettelse
Hovedformålet med rapporterne er at give brugeren et generelt resumé af tabellen. Rapportér, at du kan oprette absolut nogen, afhængigt af dataene.
Programmet giver dig mulighed for at vælge den type rapport, der giver et par at vælge imellem:
- Rapport - En automatisk rapport oprettes ved hjælp af alle de oplysninger, der er angivet i tabellen, men dataene bliver ikke grupperet.
- En tom rapport er en blank formular, de data, som du kan vælge fra de krævede felter.
- Rapportguiden - hjælper dig med at gennemgå processen med at oprette en rapport og gruppere og formatere dataene.
I en tom rapport kan du tilføje, slette eller redigere felter, udfylde dem med nødvendige oplysninger, oprette særlige grupper, der kan hjælpe med at adskille visse data fra resten og meget mere.
Ovenfor er alt det grundlæggende, der hjælper dig med at klare og tilpasse Access-programmet til dig selv, men dets funktionalitet er ret bred og giver mulighed for mere finjustering af de funktioner, der diskuteres her.